20.03.2025
Im Jahr 2023 starteten wir in unserer Unternehmensgruppe mit der Smart Work Initiative. Dank diesem Projekt konnten wir die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb der Kuratle Group im vergangenen Jahr optimieren, eine lernende Kultur fördern und das Sicherheitsbewusstsein in Bezug auf die Anwendung der digitalen Medien aller Mitarbeitenden erhöhen.
Das Ziel der im Sommer 2023 initiierten Smart Work Initiative bestand darin, unseren Mitarbeitenden moderne neue Arbeitsmethoden und Tools an die Hand zu geben, um damit die Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Dadurch sowie dank einem starken Fokus auf eine lernende Kultur, konnten wir mit Smart Work erfolgreich ein Arbeitsklima schaffen, in welchem unsere Mitarbeitenden kontinuierlich neue Fähigkeiten und Kenntnisse im Zusammenhang mit der digitalen Kommunikation erwerben und anwenden können.
Effizienzgewinne dank Smart Work
Die gesamte Unternehmensgruppe kommuniziert heute über die Microsoft 365 Palette: Telefongespräche, Besprechungen, Videokonferenzen und auch Kurzmitteilungen erfolgen über Teams, E-Mail-Korrespondenz über Outlook. Weil im vergangenen Jahr mit wenigen Ausnahmen alle unsere Abteilungen den Wechsel auf die Cloud-Lösung SharePoint vollzogen haben, steht uns innerhalb unserer Gruppe das volle Potenzial an neuen Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit zur Verfügung. Konkret bedeutet dies exemplarisch, dass wir insgesamt schneller und effizienter geworden sind. Sowohl im individuellen Arbeitsprozess als auch in der Zusammenarbeit. Innerhalb der jeweiligen Abteilung, aber auch gruppenweit über die Gesellschaften. E-Mails mit angehängten Dateien gehören bei uns nun ebenso der Vergangenheit an, wie die damit verbundenen mehrfach vorhandenen Dokumentversionen. Einschliesslich der damit einhergegangenen Doppelspurigkeit. Stattdessen ist es bei uns heute selbstverständlich, dass mehrere Mitarbeitende gleichzeitig am identischen Dokument arbeiten. Möglich macht dies der Wechsel vom physischen Laufwerk auf die Cloud-Lösung SharePoint.
Vielfältige Unterstützung im Transitionsprozess
Damit diese wesentlichen Anpassungen an Hard- und Software, insbesondere aber an unserer aller Arbeitsweise ohne grössere Probleme über die Bühne ging, dafür leistete die Smart Work Initiative einen massgebenden Beitrag.
Im Rahmen der Initiative wurde über das leitende Kernteam, aber auch über die an der Umsetzung wesentlich beteiligten Power User bei unseren Mitarbeitenden abgetastet, wo diese Informations- oder Schulungsbedarf haben und wie sie bei der Einführung von Smart Work unterstützt werden können. Schliesslich oblag es dem Kernteam, auf diese Bedürfnisse mit den entsprechenden Weiterbildungsangeboten zu reagieren.
Weiter wurden unseren Mitarbeitenden hilfreiche Tools, wie beispielsweise der "Nugget Finder", ein praktisches Hilfsmittel, welches der Funktionsweise einer Suchmaschine ähnelt und Fragen bezüglich der verschiedenen Tools von Microsoft 365 beantwortet, sowie regelmässige Webinare zu verschiedensten Themen im Zusammenhang mit Smart Work angeboten.
Ebenfalls wichtig für das Gelingen der Initiative war und bleibt weiterhin die Erarbeitung und Umsetzung von Use Cases in unseren Abteilungen sowie die regelmässige Kommunikation über den Projektfortschritt. Zudem steht seit Juni 2024 über unsere Kuratle Academy Lernplattform allen unseren Mitarbeitenden mit einem Microsoft 365-Account, die "Smart Work @ Microsoft 365 Grundschulung" zur Verfügung. Diese sehr ausführliche Online-Schulung bietet die Möglichkeit, das Wissen in den Bereichen OneDrive, SharePoint und Teams zu vertiefen.
Fortsetzung der Initiative
Für das laufende Jahr sind zusätzliche Schritte geplant, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb der Kuratle Group weiter zu stärken und eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Dazu zählen einerseits das Abschliessen laufender Use Cases und die Stärkung unserer Community durch den laufenden Austausch von Best Practices. Die Unternehmenskommunikation wird Smart Work weiterhin eng begleiten und damit sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden über die neuesten Entwicklungen und Erfolge informiert sind. Dies erfolgt parallel sowohl über unser Intranet als auch über Microsoft Teams.
Fazit
Dank der Smart Work Initiative und der damit verbundenen Massnahmen konnten wir unsere digitale Zusammenarbeit und den Wissensaustausch insgesamt gesehen signifikant verbessern, eine lernende Kultur leben und das digitale Sicherheitsbewusstsein erhöhen. Nicht nur haben wir die in die Initiative gesteckten Ziele erreicht, teilweise konnten wir sie sogar übertreffen.
Das Management und die Mitarbeitenden wurden aufgrund der Smart Work Initiative in die Lage versetzt, effizienter und produktiver mit der aktuellen Produktepalette von Microsoft zu arbeiten. Die regelmässige Kommunikation über den Fortschritt der Initiative und die Unterstützung durch unsere Power User und neue unterstützende Tools tragen dazu bei, dass alle Mitarbeitenden aktiv an der Umsetzung der Initiative beteiligt sind und von den neuen Technologien und Arbeitsmethoden profitieren können.
Ich bedanke mich herzlich beim Kernteam und unseren engagierten Power Usern, die massgeblich zum Erfolg der Smart Work Initiative beigetragen haben. Ebenso gilt mein Dank allen Mitarbeitenden, die aktiv an der Förderung und Umsetzung mitgewirkt haben.
Mit neuem Wissen und Fertigkeiten ausgerüstet, blicke ich positiv aufs Jahr 2025 und freue mich darauf, die Zusammenarbeit im Kuratle Group Ecosystem noch smarter zu gestalten.