Die DIY-Wood – innerhalb der Kuratle Group der professionelle Ansprechpartner für Schweizer Baumärkte – hatte sich aufgrund strategischer Ziele eine ganz besondere Software gewünscht. Bei der Erfassung von Bestellungen sollte künstliche Intelligenz helfen. Damit hatte unsere ICT einen klaren Auftrag: Eine Software zur automatischen Bestellvorerfassung sollte her. Matthias Lantsch, Software-Entwickler in unserem ICT-Team, nahm bei der Programmierung die federführende Rolle ein.

Doch wie kam es zum Wunsch nach diesem Tool? Julian Buss, Teamleiter Customer Service, fasst es so zusammen: «Ausgangspunkt waren die Aufträge eines Grosskunden, bei denen die Bestellerfassung in Zukunft schneller und effizienter ablaufen sollte.» Dabei war eines wichtig: Wir fassen die KI als genau das auf, was sie ist: ein Werkzeug, das Hilfestellung bietet – und eben nicht selbstständig Prozesse übernimmt oder Arbeitsschritte automatisiert. Es werden auch keine Daten gespeichert. Die KI liest nur die Information, lernt aber nichts hinzu.

Die Aufgabe der KI bei einkommenden Bestellungen ist anders gelagert. Sie analysiert das Bestelldokument und erstellt aufgrund der analysierten Daten eine vorausgefüllte Eingabemaske. Eine Kontrolle und mögliche Korrekturen durch Mitarbeitende wie Ernst Rothenbühler, Sachbearbeiter Customer Service, folgen. Ist so weit alles in Ordnung, wird die Bestellung ans SAP gesendet.

Dabei fallen gleich drei Vorteile auf: Der gesamte Aufwand, den es zuvor bei einer Bestelleingabe gegeben hat, entfällt. Durch die Vorarbeit durch ein künstliches Gehirn sinkt auch die Fehleranfälligkeit. Und schliesslich wird sich die Einarbeitungsphase neuer Mitarbeitender zukünftig einfacher gestalten, da das Tool eine benutzerfreundliche Oberfläche hat. Die Software ist so intuitiv und selbsterklärend, eine Einweisung von wenigen Minuten reicht völlig aus, um sie bedienen zu können.
 

Vor Nutzung des KI-Tools wurde die Erfassung einer Bestellung von Hand eingetippt – in der Regel von drei Personen. Bei höheren Bestellvolumen dauert das schon mal einen ganzen Tag – vor allem nach Wochenenden, wenn Bestellungen von drei Tagen im System lagen. Mit dem KI-Tool kann nun eine einzige Person die gesamten Wochenendbestellungen innerhalb von nur zwei Stunden erfassen. Der Effizienzgewinn ist enorm. Neue Zeitfenster für die Erledigung anderer Aufgaben wurden geschaffen, Mitarbeitende können sich anderen wichtigen Projekten widmen.

Doch nicht nur auf Seite der DIY-Wood ergeben sich Vorteile. Unsere Kunden profitieren ebenfalls vom Zeitgewinn. Auf Bestelleingänge kann die DYI-Wood tagesaktuell reagieren. Das wiederum bedeutet, dass das Bearbeitungs- und Zuschnittzentrum (BUZ) zeitnah die Produktion starten kann – das Produkt wird schneller ausgeliefert.

Mit dem neuen KI-Tool übernimmt die DIY-Wood eine Vorreiterrolle. Sofern andere Gesellschaften der Kuratle Group Bedarf anmelden und Einsatzmöglichkeiten für die Software sehen, kann das Tool auch an anderen Stellen eingeführt werden.

Welchen Namen das Tool in anderen Abteilungen erhalten wird, ist nicht bekannt. In der DIY-Wood jedenfalls haben Julian Buss und Ernst Rothenbühler zu dieser Frage die Köpfe mit Matthias Lantsch zusammengesteckt. Dann der Geistesblitz: BESSY soll es heissen – frei nach der Funktion als Bestellerfassungssystem.