Die vier Jahreszeiten einer Finanzabteilung und KI im Accounting

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Die Finanzabteilung der Kuratle Group ist ein zentraler Dreh- und Angelpunkt, der die finanzielle Stabilität gewährleistet. Sie ist verantwortlich für buchhalterische und finanztechnische Aufgaben, die in der Gruppe anfallen. Dabei werden über 20 Gesellschaften betreut und die entsprechende Arbeit erledigt. Die Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Budgetplanung, Finanzberichterstattung, beim Cash-Management und bei der strategischen Entscheidungsfindung, wodurch sie zur Gewährleistung des reibungslosen Betriebs und zum Wachstum der Gruppe beiträgt. Verschiedenen Rollen, wie Buchhaltung, Controlling sowie Treasury werden abgedeckt.

Bei der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen handelt es sich um aktuelle Trends in der Finanzwelt. Die Notwendigkeit von datengesteuerten Entscheidungen, die Verwendung künstlicher Intelligenz und innovative Zahlungsmethoden spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Die Finanzabteilung nutzt digitale Tools und Technologien, um die Effizienz und Präzision zu steigern und ist ein strategischer Partner im digitalen Wandel.

Neben den täglichen Arbeiten wie Debitoren- und Kreditorenmanagement teile ich die Arbeiten gerne in vier Jahreszeiten auf:

Quartal 1 (Winter)

In den ersten drei Monaten sind wir mit den einzelnen Jahresabschlüssen beschäftigt. Dabei geht es darum, die letzten Buchungen durchzuführen, damit die Revisionsberichte der einzelnen Gesellschaften vollständig erstellt und dokumentiert werden. Dabei geht es nicht nur um die Bilanz und Erfolgsrechnung einer Gesellschaft, sondern auch um die Detailinformationen, welche ein Revisionsbericht beinhaltet. Diese werden während zwei Wochen durch unsere Revisionsgesellschaft geprüft und am Schluss bestätigt. Daraus ableitend erstellen wir konsolidierte Abschlüsse für die Gruppe damit eine Gesamtübersicht vorhanden ist. Die Transparenz über alle Gesellschaften ist für unsere Finanzpartner essenziell und unterstützt unseren guten Ruf als Schweizer Familienunternehmen.

Quartal 2 (Frühling)

Das Frühlingserwachen nach all den Jahresabschlüssen. Dies gibt uns die Möglichkeit, an strategischen Projekten zu arbeiten. Der Verwaltungsrat nimmt die Jahresabschlüsse ab und gibt uns zusätzlich die Richtung für die Zukunft vor. Digitalisierung und Automatisierung im Fokus der einzelnen Projekte werden verfolgt und umgesetzt. Dabei geht es um automatische Verbuchung im Zahlungswesen und Unterstützung beim Belegfluss. Der Aufbau einer automatisierten und integrierten Finanzplanung steht 2024 im Fokus. Da spielen nicht nur die normalen Zahlungsein- und -ausgänge mit rein, sondern auch die betrieblichen Investitionen und deren Finanzierungen. Je mehr Informationen zusammenfliessen, desto präziser wird die Planung. Der digitale Wandel unterstützt uns entsprechend.

Quartal 3 (Sommer)

Die Sommerzeit ist immer noch geprägt von Projekten und vom Tagesgeschäft. Trotzdem ist dies auch bereits die Zeit, sich auf die Budgetierung im Herbst vorzubereiten. Dazu gehören Diskussionen mit den verantwortlichen Bereichen. Wir stimmen gemeinsam die zukünftige Ausrichtung ab, was Umsatz, Betriebskosten, Personal sowie Investitionen angeht. Die einzelnen Faktoren sollen aufeinander abgestimmt sein, um langfristig die richtigen Entscheidungen zu treffen, was danach in die Budgetierung gehört. Für mich ist dabei die Abstimmung innerhalb der einzelnen Gesellschaften wichtig, aber auch gegenüber den anderen Gruppengesellschaften. Nur so können wir unsere Kernkompetenz für Gesamtlösungen rund ums Holz umsetzen und jedem einzelnen von unseren Kunden die für ihn optimale Lösung bieten.

Quartal 4 (Herbst)

Das vierte Quartal ist geprägt durch die Budgetierung und Feinabstimmung aller Gesellschaften. Der Umsatz der Gruppengesellschaften muss untereinander geplant und aufeinander abgestimmt werden. Auch Projekte, die übergreifend in der Gruppe geführt werden, sind zu listen und die Zeitfenster der Durchführung zu koordinieren. Entsprechend sind die Investitionen für die Zukunft in den Finanzplan aufzunehmen, um die mögliche Finanzierung abzusichern. Dabei ist der Kunde immer in den Fokus zu stellen und alle Bemühungen darauf auszurichten.

Die Zeit vor dem Jahresende war in der Vergangenheit immer auch die Zeit der Inventur des Warenlagers. Dieses fand jeweils immer in den letzten Tagen vor Weihnachten statt. Mit der Einführung des LFS (Lagerführungssystem) bei der Meier Logistik konnten wir die Inventur Standort um Standort auf eine rollende Inventur umstellen. Dies bedeutet, jeder Standort mit LFS führt die Inventur laufend über das Jahr verteilt durch. Dabei ist zwingend zu beachten, dass jeder Artikel mindestens einmal gezählt und dokumentiert wird. Damit steigern wir die Effizienz im Lager. Entsprechend wird 2024 bei der Einführung von LFS an den Standorten Bern und Leibstadt bei der Übernahme das letzte Mal eine klassische Inventur durchgeführt. Alle Standorte , die nicht durch die Meier Logistik die Lagerlogistikdienstleistung beziehen, werden jedoch weiterhin eine komplette Inventur jeweils Ende Jahr durchführen dürfen.

Künstliche Intelligenz (KI) ist in aller Munde und auch mein Beitrag baut auf einer KI-Abfrage auf. KI hat im Finanz- und Rechnungswesen längst Einzug gehalten. Aber auch kurz- und mittelfristig wird KI das Finanz- und Rechnungswesen begleiten und verändern.

In der Welt des Finanz- und Rechnungswesens gewinnt künstliche Intelligenz immer mehr an Bedeutung. Je nach Beiträgen, die ich gelesen habe, möchte man vermuten, dass es zukünftig keine Finanzfachkräfte mehr benötigt. Doch ist dies realistisch? Kann KI Buchungen vornehmen, Prognosen erstellen und Projektkosten kalkulieren? Gerne gebe ich einen Einblick in meine Gedanken, wie weit die Möglichkeiten von KI im Finanz- und Rechnungswesen tatsächlich reichen. Grundsätzlich kann man dem Einsatz von KI an drei Stellen begegnen:

In Standardprodukten

Beispielsweise kann es sein, dass man einen Ausschnitt einer Tabelle im Bildformat hat und diesen gerne in einer Tabelle (bspw. Excel) weiterbearbeiten möchte. In der Vergangenheit war das eher umständlich und erforderte den Einsatz mehrerer Programme. Womöglich hat man deshalb die Zahlen ganz einfach abgeschrieben, weil alles andere zu umständlich gewesen wäre. Daraus resultierend wäre es doch sehr praktisch, wenn es in Excel einen Assistenten gäbe, der dies mit nur einem Klick vollzieht und mitteilt, wie gut die Bildzeichen erkannt wurden. Auch mit Microsofts Power BI, welches wir in der Kuratle Group für tagesaktuelle Auswertungen nutzen, können automatisch generierte Kommentare auf KI-Basis erstellt werden. Entsprechend ist KI bereits in vielen Standardprodukten integriert und unterstützt uns laufend. Am besten hält man Ausschau nach den Blitzsymbolen in Office-Anwendungen, diese weisen auf KI-Funktionen hin.

Um sich den Charakter dieser Hilfe besser vorzustellen, passt das Bild eines Co-Piloten hervorragend. Man arbeitet mit seinen Programmen und hat einen solchen Assistenten jederzeit zur Verfügung, dem man gewisse Aufgaben delegieren kann. Beispielsweise eine Berechnung geht nicht auf und KI hilft den Fehler zu finden. Auch wenn dieser Bereich nicht die grossen Würfe liefert, erhalten Mitarbeitende doch fortlaufend viele kleine Effizienzgewinne. Bereits vorhandene KI-Excel-Funktionen sind beispielsweise die Blitzvorschau, die Analyse von Daten oder die Bildintegration.

Add-ons in ERP / Spezialsoftware

Auch im SAP werden laufend vergleichbare Funktionen integriert. Sie unterstützen das Finanz- und Rechnungswesen in der effizienten Verarbeitung der Zahlungsströme. Beispielsweise verarbeiten wir bereits seit Jahren im Bereich der Kreditoren dank OCR (Optical Character Recognition) die eingescannten Rechnungen automatisch. Die KI-Anwendung in diesem Bereich ist die Bilderkennung, welche den Kreditor, die Rechnungsbeträge wie auch die Bestellnummer automatisch zuweist. In unserem Fall ist das ein Zusatzprogramm, welches wir an SAP angebunden haben. Weitere KI-Anwendungen im Bereich automatischer Buchungssätze für wiederkehrende Rechnungen oder die Erstellung von Abgrenzungs- oder Abschlussbuchungen auf Basis der Vormonate als Vorschlagsliste werden folgen.

Interne, unternehmensspezifische Projekte

In diesem Bereich sind spezifische Herausforderungen die Grundlage für ein Projekt und deren Mithilfe von KI. Im Bereich Controlling werden wir hierzu zum Thema Tonnagen im Vergleich zur Umsatzentwicklung ein «Use Case» starten. Dabei geht es um die Unterstützung und Voraussage einer Grösse. Hierzu werden möglichst viele Daten identifiziert, die einen Einfluss auf die Zielgrösse haben könnten. Die automatische Erkennung von untypischen Abweichungen im Zahlenmaterial übernimmt es, einen Korrekturvorschlag zu entwickeln. Aus der Vergangenheit und mittels Machine Learning soll dann ein Trend generiert werden. Auch dieses Beispiel zeigt, dass die Menschen nicht ersetzt, sondern mehr für zielgerichtete Arbeiten eingesetzt werden. Die langwierigen Kontrollarbeiten und die Fehlersuche übernehmen KI.

Limitation der KI

Es ist wichtig, die Grenzen von KI zu verstehen. KI basiert auf dem Lernen aus der Vergangenheit und kann daher keine Paradigmenwechsel antizipieren. Sie funktioniert gut bei generischen Fragestellungen wie Sprach- oder Bilderkennung, stösst jedoch schnell an Grenzen bei spezifischen Aufgaben wie der Vorhersage des Umsatzes eines Unternehmens. Der Grund dafür liegt darin, dass KI-Algorithmen auf Grundlage von bestehenden Daten trainiert werden und Annahmen über zukünftige Muster treffen, indem Muster aus der Vergangenheit analysiert werden. Solange sich die Rahmenbedingungen nicht wesentlich ändern, können diese Annahmen gültig sein. Dazu als Beispiele die Holzpreis- oder Strompreisentwicklung nach 2019. Das kann KI nicht voraussehen. In solchen Fällen können die Muster der Vergangenheit nicht zwingend auf die Zukunft übertragen werden.

Ausserdem sind viele KI-Algorithmen reine «Black Boxes». Im Gegensatz zum menschlichen «Forecast» kann man sie nicht fragen, wie sie zu ihren Vorhersagen gekommen sind.

KI wird vermutlich nicht Menschen ersetzen, aber Menschen mit KI werden Menschen ohne KI ersetzen. Entsprechend wird es unsere Führungsaufgabe sein, die Menschen zu befähigen, die neuen Anwendungen und Hilfsmittel zu verstehen und anzuwenden. Dadurch wird unsere Arbeit einerseits effizienter und andererseits wird die Qualität verbessert. Dieses Potenzial gilt es zu nutzen.