Das Projekt Smart Work hat das Ziel, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb der Organisation zu optimieren, eine lernende Kultur zu fördern und das Sicherheitsbewusstsein zu erhöhen. Dazu identifizieren die Mitarbeitenden auf ihrer jeweiligen Stufe Verbesserungspotenzial bei bestehenden Arbeitsprozessen, um diese in einem zweiten Schritt mit einem eigenständig erarbeiteten Lösungsansatz auszuschöpfen. Bei etwaigen Fragen oder Unklarheiten stehen ihnen das Kernteam sowie die Power User zur Seite

Um die Smart Work Community in diesem Prozess zu unterstützen, wurden in den vergangenen Monaten regelmässig Workshops zu unterschiedlichen Anwendungsbeispielen durchgeführt. Ziel der Workshops war, Herausforderungen im Alltag je Abteilung zu identifizieren und mit den Möglichkeiten von Microsoft 365 die Lösung effizienter und digitaler zu gestalten. Rückblickend lässt sich bereits heute bilanzieren, dass diese Arbeit in mehrfacher Hinsicht von Erfolg gekrönt war. Zwei Beispiele: Ein Team konnte mit der Migration seiner Serverlaufwerke auf den Microsoft SharePoint, eine Cloudlösung von Microsoft, seine Zusammenarbeit und das ortsunabhängige Arbeiten massiv vereinfachen und verbessern. Das Kernteam stand ihm in diesem Use Case beratend zur Seite.
Ein anderes Team konnte mittels Smart Work die Erstellung der internen Mitarbeitenden News «Inside» mit dem Tool Microsoft Report Builder automatisieren und damit effizienter gestalten. Die «Inside» informiert unsere Mitarbeitenden monatlich u. a. über Geburtstage, Jubiläen, Ein- und Austritte sowie Geburten und wurde bisher in Handarbeit erstellt. Wir und das erwähnte Team freuen uns über diesen so entstandenen neuen Effizienzgewinn.

Im Januar 2024 starteten wir erfolgreich mit dem ersten Webinar. Für die kommenden Monate ist je ein weiteres Online-Webinar à 20 bis 30 Minuten geplant. In den Webinaren werden den Teilnehmenden praktische Beispiele im Zusammenhang mit Smart Work und diversen Microsoft 356 Tools vermittelt. Die erste Runde der Workshops für die Abteilungen wird voraussichtlich Ende Juni 2024 abgeschlossen werden. Weiter ist eine neue E-Learning-Plattform in der Umsetzung, auf der Tipps und Tricks bezüglich Smart Work zu finden sein werden. Diese Massnahmen sollen unsere Community in Zukunft unterstützen und zur Förderung des gesamten Projektes beitragen. Mittel- bis langfristig besteht das Ziel darin, unsere Prozesse fortlaufend weiter zu verbessern und somit das Arbeiten für unsere Mitarbeitenden bei der Kuratle Group noch effektiver und effizienter zu gestalten.